Faire un dépôt aux Archives départementales

Dans les communes de moins de 2000 habitants, l'état civil de plus de 150 ans, les plans et registres cadastraux ayant cessé d'être en service depuis au moins 30 ans et les autres documents ayant plus de 100 ans doivent être déposés aux Archives départementales, après une délibération du conseil municipal.  Pour des raisons de conservation et en accord avec les Archives départementales du Cher, ces délais peuvent être raccourcis. 

Les archives communales prises en charge par les Archives départementales du Cher restent la propriété de la commune, qui peut en demander la communication et même le prêt dans le cadre d'un projet culturel et historique. Les documents déposés font l'objet d'un dépoussiérage, d'une mise en boîte, d'un classement et d'un inventaire par la direction des Archives départementales. Cet instrument de recherche est transmis à la mairie. Les archives sont communiquées dans la salle de lecture des Archives départementales du Cher dans le respect des dispositions du code du patrimoine.  

Il faut bien mesurer les avantages que présente le dépôt aux Archives départementales du point de vue de la recherche (les sources historiques sont inventoriées selon les normes de description archivistique et sont rassemblées au même endroit que les autres documents sur l'histoire de la commune, dans un bâtiment ouvert au public toute la semaine, équipé pour recevoir des lecteurs) et du point de vue de la conservation (les archives communales sont conditionnées dans du carton et du papier neutre, protégées du vol, entreposées dans des magasins où la stabilité de la température et du degré d'hygrométrie est contrôlée).

Les communes de moins de 2000 habitants qui souhaitent conserver sur place leurs archives historiques doivent assurer leur conservation, leur inventaire, leur classement et leur communication dans les mêmes conditions : la préservation et la mise en valeur de ce patrimoine unique le méritent.

Après une visite de contrôle des Archives départementales du Cher, le maire doit adresser une déclaration de conservation sur place au Préfet du département. Le code du patrimoine ouvre également la possibilité aux groupements de communes de s'organiser pour assurer en commun la conservation et la communication des archives, dans un lieu unique ou dans chaque mairie.